Giấy tờ thừa kế do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng thực bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi có giá trị sử dụng tại Việt Nam, trừ trường hợp Việt Nam và nước đó có điều ước quốc tế miễn trừ hợp pháp hóa lãnh sự song phương hoặc cùng là thành viên Công ước Apostille. Đây là bước bắt buộc nhưng thường bị bỏ sót, khiến hồ sơ khai nhận di sản bị công chứng viên từ chối tiếp nhận.
HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ LÀ GÌ VÀ VÌ SAO CẦN THIẾT VỚI GIẤY TỜ THỪA KẾ
Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam (Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao, hoặc Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài) chứng nhận con dấu, chữ ký trên giấy tờ nước ngoài là thật, để giấy tờ đó được công nhận sử dụng tại Việt Nam. Với hồ sơ thừa kế có yếu tố nước ngoài, các loại giấy tờ thường cần hợp pháp hóa lãnh sự gồm: giấy chứng tử/khai sinh/kết hôn cấp ở nước ngoài, văn bản ủy quyền, văn bản từ chối nhận di sản, di chúc lập ở nước ngoài, giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân.
Nếu bỏ qua bước này, văn bản khai nhận di sản hoặc thỏa thuận phân chia di sản có thể bị công chứng viên từ chối, hoặc bị coi là không có giá trị pháp lý khi xảy ra tranh chấp sau này.
VIỆT NAM CÓ THAM GIA CÔNG ƯỚC APOSTILLE KHÔNG?
Việt Nam đã tham gia Công ước La Hay về miễn hợp pháp hóa lãnh sự (Công ước Apostille), theo đó giấy tờ được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia thành viên khác chỉ cần đóng dấu Apostille tại nước xuất xứ là được công nhận tại Việt Nam, không cần thêm bước hợp pháp hóa lãnh sự qua cơ quan đại diện ngoại giao. Với các quốc gia chưa là thành viên Công ước này hoặc chưa có thỏa thuận song phương với Việt Nam, giấy tờ vẫn phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo trình tự thông thường.
Thủ tục nhận thừa kế có yếu tố nước ngoài chi tiết từ A-Z
TRÌNH TỰ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ GIẤY TỜ THỪA KẾ TỪ NƯỚC NGOÀI
- Chứng thực tại nước sở tại: Giấy tờ được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (tòa án, cơ quan hộ tịch, công chứng viên địa phương) cấp hoặc chứng thực theo pháp luật nước đó.
- Chứng nhận của cơ quan ngoại giao nước sở tại (nếu áp dụng): Một số nước yêu cầu Bộ Ngoại giao nước đó xác nhận trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
- Hợp pháp hóa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước sở tại: Đây là bước xác nhận cuối cùng để giấy tờ được công nhận khi sử dụng tại Việt Nam.
- Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt sau khi giấy tờ về đến Việt Nam, thực hiện tại tổ chức dịch thuật có tư cách pháp nhân hoặc phòng công chứng.
HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ KHI ĐI HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ
- Giấy tờ gốc cần hợp pháp hóa;
- Bản sao hộ chiếu của người yêu cầu;
- Tờ khai theo mẫu của cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam;
- Phí hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định hiện hành của cơ quan đại diện.
TÌNH HUỐNG THỰC TẾ
Một gia đình tại Việt Nam cần văn bản ủy quyền của người con đang định cư tại Đức để đại diện khai nhận di sản thay. Người con lập văn bản ủy quyền tại Đức, có công chứng viên địa phương chứng thực chữ ký, sau đó gửi đến Đại sứ quán Việt Nam tại Đức để hợp pháp hóa lãnh sự trước khi gửi bản gốc về Việt Nam. Nếu bỏ qua bước hợp pháp hóa lãnh sự, văn bản ủy quyền này sẽ không được công chứng viên tại Việt Nam chấp nhận để làm căn cứ ký thay.
NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG
- Nên xác định trước Việt Nam có điều ước miễn hợp pháp hóa lãnh sự với quốc gia nơi giấy tờ được cấp hay không, để tránh mất thời gian thực hiện bước không cần thiết hoặc bỏ sót bước bắt buộc.
- Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự tại một số cơ quan đại diện có thể kéo dài, nên chuẩn bị hồ sơ càng sớm càng tốt, đặc biệt khi hồ sơ thừa kế có thời hạn hoặc đang chờ giải quyết tại tòa án.
- Bản dịch công chứng sang tiếng Việt cần được thực hiện sau khi giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ, tránh trường hợp phải dịch lại nhiều lần.
- Nếu giấy tờ có sai sót về tên, ngày tháng so với các giấy tờ khác trong hồ sơ, nên xử lý đính chính tại nước sở tại trước khi hợp pháp hóa lãnh sự, vì việc đính chính sau khi giấy tờ đã về Việt Nam thường phức tạp hơn nhiều.
LUẬT SƯ HỖ TRỢ THỦ TỤC GIẤY TỜ THỪA KẾ CÓ YẾU TỐ NƯỚC NGOÀI
Dịch vụ luật sư thừa kế có thể hướng dẫn cụ thể loại giấy tờ nào cần hợp pháp hóa lãnh sự, soạn thảo văn bản ủy quyền, văn bản khai nhận di sản đúng mẫu để việc hợp pháp hóa và công chứng tại Việt Nam diễn ra thuận lợi, tránh phải làm lại nhiều lần do sai sót hình thức.
Xem thêm: Thủ tục chuyển tiền di sản thừa kế từ Việt Nam ra nước ngoài
Dịch vụ Luật sư Thừa kế VN-LAW
VN-LAW.VN do Luật sư Trần Duy Huy sáng lập. ĐẶC BIỆT GIẢI QUYẾT CÁC TRANH CHẤP THỪA KẾ – DI CHÚC – ĐẤT ĐAI PHỨC TẠP:
- Đất đai – Bất động sản
- Thừa kế – Di chúc
- Hôn nhân – Gia đình
- Hình sự
Chúng tôi hỗ trợ khách hàng xác minh tính hợp pháp của quan hệ nuôi con nuôi, soạn thảo hồ sơ khai nhận di sản, và đại diện giải quyết tranh chấp thừa kế. Liên hệ ngay để được tư vấn cụ thể.
Email: tvpl@vn-law.vn
Địa chỉ: 286 Nguyễn Oanh, Phường Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
